Specjalista/specjalistka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań.
Osoba zajmująca stanowisko wykonuje czynności o charakterze:
- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,
- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM oraz poza nim.
Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin
na dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej.

Praca na stanowisku wiąże się z: permanentną obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatelki/obywatele, przedsiębiorstwa).

Na stanowisku pracy jest dostęp do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska opisane jest pod adresem https://www.gov.pl/web/premier/Informacja-o-dostepnosci-KPRM-dla-osob-z-niepelnosprawnosciami

Zakres zadań

• Zapewnia kompleksową obsługę sekretarską, w tym m.in.: obsługuje połączenia telefoniczne, przyjmuje korespondencję papierową i elektroniczną i przekazuje właściwym adresatom, kopiuje dokumenty, kieruje interesantów do właściwych pracowników.
• Obsługuje korespondencję zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną KPRM i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt KPRM, zapewnia właściwy obieg korespondencji wpływającej i wychodzącej, rejestruje dokumenty, przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją kierownictwa lub ustaleniami, przygotowuje i przekazuje przechowywane dokumenty do Archiwum Rady Ministrów.
• Prowadzi terminarz spotkań kierownictwa oraz obsługuje w zakresie organizacyjno-recepcyjnym ww. spotkania.
• Zapewnia obsługę administracyjno-gospodarczą sekretariatu (w tym m.in. zapewnia materiały biurowe i artykuły spożywcze).
• Dba o stan techniczny i estetyczny wygląd gabinetów kierownictwa oraz sekretariatu, zleca właściwym służbom Kancelarii konieczność niezbędnych napraw, uzupełnienia lub wymiany wyposażenia gabinetów oraz sekretariatu.
• Sporządza i redaguje pisma, notatki, komunikaty, zestawienia oraz wykonuje inne obowiązki zlecone przez kierownictwa.

Wymagania niezbędne

• Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretarskiej lub asystenckiej lub kancelaryjno-biurowej
• Wiedza z zakresu: funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Posiadanie kompetencji miękkich: organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, orientacja na klienta/interesanta, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, współpraca, rzetelność, komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych
• Znajomość języka angielskiego na poziomie odpowiadającym B1
• Przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych, obsługi klienta i obsługi sekretariatu