Podreferendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1.     nietypowe godziny pracy (w tym dyżury),

2.     permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

Zakres zadań

• Przyjmuje korespondencję kierowaną do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestruje w systemie obiegu dokumentów oraz nadzoruje obieg korespondencji poza sekretariatem.
• Przygotowuje pismo przeznaczone do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdza, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazuje do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę.
• Prowadzi kalendarz spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizuje spotkania, narady i wyjazdy służbowe kierującego oraz przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne.
• Prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
• Przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatki i informacje.
• Wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne, w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników, prowadzi kalendarz praktyk i staży w komórce organizacyjnej.
• Ewidencjonuje i przechowuje dokumenty niejawne stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kieruje interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników.

Wymagania niezbędne

• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,tajne’’ lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej
• Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych
• Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej
• Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta
• Samodzielność i inicjatywa
• Odporność na stres
• Dyspozycyjność
• Wysoka kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook
• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki)