Sekretarz/sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• użytkowanie sprzętu biurowego
  
• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym
  
• budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru
  
• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami
  

Zakres zadań

• prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających do Departamentu w systemie EZD, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów;
• przyjmuje, rejestruje i rozdziela oraz przedkłada do dekretacji Dyrektora Departamentu korespondencję oraz kompletuje i rozdziela dokumenty do podpisu dyrektora Departamentu oraz dokumenty wewnątrz biura, w celu zapewnienia prawidłowego ich obiegu;
• prowadzi terminarz spotkań, narad i innych wydarzeń w Departamencie, przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno - recepcyjnym spotkania z interesantami Departamentu w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i pozostałych pracowników Departamentu;
• przygotowuje, opracowuje, prowadzi i aktualizuje elektroniczna listę obecności pracowników Departamentu oraz przygotowuje analizę wykonywania pracy zdalnej pracowników, w celu prawidłowego prowadzenia spraw związanych z dyscypliną pracy;
• prowadzi rejestr delegacji służbowych kierownictwa oraz pracowników Departamentu, realizuje zadania związane z zaopatrzeniem Departamentu w materiały i sprzęt biurowy, w celu wsparcia bieżących zadań będących w kompetencjach pracowników Departamentu;
• przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne oraz pilnuje terminowego załatwienia spraw zleconych pracownikom Departamentu przez Dyrektora, w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora i pozostałych pracowników Departamentu;
• na polecenie dyrektora Departamentu redaguje pisma, sporządza raporty, protokoły i zestawienia, dba o ich poprawność językową i formalną w celu wsparcia bieżącej prawy dyrektora i pracowników Departamentu.

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Komunikatywność
• Umiejętność hierarchizowania obowiązków
• Umiejętność analitycznego myślenia
• Znajomość protokołu dyplomatycznego
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie wyższe
• Znajomość języka angielskiego na poziomie bardzo dobrym
• Znajomość obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentację (EZD PUW)
• Znajomość kodeksu postępowania administracyjnego