Specjalista – archiwista - Wydział Administracji, Inwestycji i Planowania

Branża: hodowla zwierząt

Forma zatrudnienia: umowa o pracę

• Prowadzenie archiwum zakładowego
  • przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych KCHZ;
  • kontrola prawidłowości przygotowania dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego, w tym zgodności z obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi;
  • ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej w obowiązujących rejestrach oraz systemach informatycznych;
  • nadawanie sygnatur archiwalnych i prowadzenie pomocy ewidencyjnych;
  • porządkowanie, klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA) oraz kategoriami archiwalnymi.
• Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji
  • organizowanie i utrzymywanie właściwych warunków przechowywania dokumentacji;
  • zabezpieczanie zasobu archiwalnego przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem;
  • prowadzenie okresowych przeglądów stanu przechowywanej dokumentacji;
  • monitorowanie terminów przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.
• Udostępnianie dokumentacji
  • realizacja wniosków dotyczących udostępniania dokumentacji uprawnionym osobom i podmiotom;
  • prowadzenie ewidencji wypożyczeń oraz zwrotów dokumentacji;
  • przygotowywanie dokumentacji do wglądu, kopiowania lub przekazania zgodnie z obowiązującymi procedurami;
  • zapewnienie ochrony danych osobowych oraz informacji prawnie chronionych podczas udostępniania dokumentacji.
• Brakowanie dokumentacji
  • przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania;
  • sporządzanie spisów dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia;
  • współpraca z właściwym archiwum państwowym w zakresie uzyskiwania zgody na brakowanie dokumentacji;
  • organizowanie i dokumentowanie procesu zniszczenia dokumentacji.
• Współpraca i obsługa organizacyjna
  • współpraca z komórkami organizacyjnymi KCHZ w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją;
  • prowadzenie składu chronologicznego dokumentacji;
  • udzielanie pracownikom wyjaśnień i instruktażu dotyczącego zasad archiwizacji dokumentów;
  • udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych procedur kancelaryjnych i archiwalnych;
  • przygotowywanie zestawień, sprawozdań i informacji dotyczących działalności archiwum zakładowego;
  • współpraca z archiwami państwowymi oraz organami kontrolnymi.
• Digitalizacja i obsługa systemów elektronicznych
• udział w procesach digitalizacji dokumentacji;
• prowadzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego;
• obsługa systemów informatycznych wykorzystywanych do zarządzania dokumentacją i archiwum;
• udział w działaniach związanych z wdrażaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

• wykształcenie wyższe, preferowane z zakresu archiwistyki lub ukończone specjalistyczne kursy lub szkolenia z zakresu archiwistyki (min. kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia) oraz min. 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu archiwum zakładowego;
• znajomość przepisów:
  • ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
  • rozporządzeń wykonawczych dotyczących postępowania z dokumentacją,
  • przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
  • przepisów dotyczących dostępu do informacji publicznej;
• znajomość zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji;
• umiejętność prowadzenia ewidencji archiwalnej;
• umiejętność obsługi pakietu Microsoft Office;
• umiejętność efektywnej pracy pod presja czasu oraz przy dużej liczbie zadań.

• pracę w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku;
• stabilność zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę;
• możliwość rozwoju zawodowego i udział w szkoleniach specjalistycznych;
• pracę w pełnym wymiarze godzin;
• pakiet świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
• dodatkowe wynagrodzenie roczne;
• przyjazną atmosferę.

Proponowane wynagrodzenie: 7 200,00 zł – 8 300,00 zł. brutto (w skład propanowego wynagrodzenia wchodzi: pensja zasadnicza, staż pracy oraz premia regulaminowa)

Wymagane dokumenty: CV, list motywacyjny

Termin nadsyłania aplikacji: 15.07.2026 r.

Krajowe Centrum Hodowli Zwierząt

ul. Sokołowska 3

01-142 Warszawa

https://www.kchz.agro.pl/