Specjalista/specjalistka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa
  
• wysiłek fizyczny 
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• użytkowanie sprzętu biurowego
  
• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym
  
• budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru
  
• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami
  

Zakres zadań

• odbiera, rejestruje w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz przekazuje departamentom korespondencję wpływającą do Ministerstwa, w wersji papierowej i elektronicznej, w celu zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów w urzędzie;
• rejestruje i wysyła korespondencję wychodzącą Ministerstwa, w celu prawidłowego funkcjonowania Ministerstwa;
• przygotowuje i prowadzi dokumentację dotyczącą umów w zakresie świadczenia usług pocztowych, w tym projekty umów i aneksów oraz weryfikuje i rozlicza faktury wynikające z zawartych umów, w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zobowiązań oraz prawidłowego funkcjonowania urzędu;
• wykonuje prace związane z funkcjonowaniem składów chronologicznych (rejestracja, wypożyczanie, wyrejestrowywanie dokumentów) oraz przekazuje zgromadzone dokumenty do archiwum zakładowego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania urzędu;
• prowadzi rozliczenia finansowe związane z usługami pocztowymi (obsługuje i rozlicza maszynę do frankowania), w celu zapewnienia terminowej i prawidłowej realizacji wysyłki korespondencji;
• prowadzi ewidencję, rozkłada czasopisma i prasę, w celu prawidłowego funkcjonowania Ministerstwa.

Wymagania niezbędne

• Roczny staż w pracy administracyjnej lub kancelaryjnej
• Aktualne poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „POUFNE” albo oświadczenie o zgodzie na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego celem uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość funkcjonowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
• Komunikatywność
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej oraz urzędów centralnych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• Znajomość ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Znajomość ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe
• Znajomość ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych