Sekretarz/sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca samodzielna biurowo-administracyjna
  
• praca w siedzibie urzędu
  
• stres związany z obsługą klientów zewnętrznych i wewnętrznych
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca w pomieszczeniu biurowym,
  
• ruchomy czas pracy w godzinach pomiędzy 7:15 – 18:00 (system 8 godzinny),
  
• stanowisko pracy sekretarza/ki zlokalizowane jest na I piętrze budynku,
  
• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
  
• niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: brak podjazdów przy wejściu głównym, korytarze z drzwiami z samozamykaczami,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
  
• infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, windy, klimatyzacja,
  
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.
  
• obsługa urządzeń biurowych (komputer, niszczarka, urządzenie wielofunkcyjne – drukarka, ksero, skaner).
  

Zakres zadań

• organizuje pracę sekretariatu Komendanta Głównego Straży Granicznej i Zastępców Komendanta Głównego Straży Granicznej w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej wymienionych stanowisk,
• prowadzi kalendarz spotkań i istotnych wydarzeń służbowych Komendanta lub jego zastępców w celu zabezpieczenia realizacji zadań zgodnie z ustalonym kalendarzem, a także zapewnia właściwą obsługę podczas spotkań w gabinecie Komendanta w celu właściwego reprezentowania urzędu,
• udziela informacji telefonicznej w zakresie wykonywanych obowiązków w celu zapewnienia rzetelnego informowania interesantów,
• obsługuje pocztę elektroniczną w ramach systemu EZD oraz przekazuje korespondencję do kancelarii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów i korespondencji,
• przygotowuje pisma i odpowiedzi na polecenie Komendanta w celu wsparcia go w bieżącej pracy,
• ustala z Komendantem kolejność wejścia interesantów do gabinetu, czuwa nad terminowością spotkań, potwierdza udział w spotkaniach w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania stanowiska szefa urzędu,
• prowadzi ewidencję wydatków i rozlicza fundusz reprezentacyjny Komendanta oraz dokonuje w uzgodnieniu z przełożonym niezbędnych zakupów z tego funduszu,
• prowadzi na potrzeby Komendanta bieżący wykaz kierownictwa MSWiA oraz służb i instytucji współpracujących ze Strażą Graniczną w celu właściwej wymiany informacji.

Wymagania niezbędne

• Znajomość w stopniu komunikatywnym jednego z języków obcych (angielski, niemiecki, rosyjski)
• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Znajomość przepisów kancelaryjnych
• Odporność w sytuacjach stresowych
• Dobra organizacja pracy i biegła obsługa urządzeń biurowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych
• Kurs asystencko – sekretarski
• Obsługa programów z pakietu Office