Sekretarz/sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• Praca administracyjno-biurowa
  
• Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  
• Zagrożenie naciskami grup przestępczych
  
• Zagrożenie korupcją
  

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD), w tym przedkłada korespondencję przełożonym do wglądu, dekretacji i podpisu. Rozdziela zadekretowaną korespondencję na właściwe komórki organizacyjne.
• Zapewnia obsługę telefoniczną, udzielając interesantom informacji w sprawach pozostających we właściwości departamentu oraz kierując ich do właściwych merytorycznie komórek wewnętrznych.
• Prowadzi, przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR, komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników biura (np. urlopów, pracy zdalnej, szkoleń).
• Wykonuje zadania związane z obsługą sekretarsko-administracyjną dyrektora oraz zastępców dyrektora, w tym prowadzi terminarz spotkań, narad i konferencji.
• Prowadzi sprawy związane z delegacjami służbowymi krajowymi i zagranicznymi dyrektora i zastępców dyrektora oraz monitoruje zapotrzebowanie na środki finansowe w zakresie delegacji krajowych pracowników departamentu.
• Monitoruje i realizuje sprawy administracyjno-organizacyjne departamentu, w tym w szczególności zapotrzebowanie na artykuły biurowe, zlecenia usług, przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje.
• Prowadzi kancelarię materiałów zastrzeżonych, w tym w szczególności ewidencjonuje pisma wychodzące/wpływające, dostarcza adresatom, weryfikuje prawidłowość, oznaczenia i kompletność pism. Przygotowuje pisma do wysyłki, pilnuje terminów, zmian klauzuli oraz przeprowadza okresową kontrolę prawidłowości przechowywania.

Wymagania niezbędne

• Szczególne uprawnienia: aktualne poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze uzyskania tego poświadczenia
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi ustnych i pisemnych dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word i Excel) na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętności komunikacyjne
• Umiejętność współpracy w zespole
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu na poziomie pozwalającym na skuteczny obieg informacji